Als je bezig bent met een project dat binnen een bepaalde tijd af moet zijn is het fijn om wat tips te krijgen, zodat je je er ook helemaal op kunt focussen.
Om een productieve dag ook echt een kans van slagen te geven is het het handigst als je de dag van te voren tijd vrij maakt om de dagindeling vast te stellen voor de dag erop. Een handige tip hierbij is om de dag niet helemaal vol te plannen en maximaal 3 taken vast te zetten. Dit doe je om flexibel te kunnen reageren als er mogelijk onverwachte spoedopdrachten komen. Dit is ook fijner om jezelf zo te dwingen om ook echt vrije tijd voor jezelf in te plannen.
Hieronder volgen de 5 tips.
- Maak een daadwerkelijke planning wat je op die dag ook echt wilt doen
- Las pauzes in tussen de taken.
- Zijn het grote taken waar veel creativiteit bij vereist is dan kan je het beste 90 minuten focussen met daarna 5-15 minuten pauze.
- Is het een project, waarbij veel nadenkwerk is vereist dan is het het beste om je
– 25 minuten lang goed focussen op de taak, 5 minuten pauze nemen en daarna
– 25 minuten lang goed focussen op de taak en dan weer 5 minuten pauze te nemen
– en herhaal nogmaals
– na de volgende 25 minuten focussen neem je 15-20 minuten pauze.
Deze laatste techniek wordt ook wel de Pomodoro techniek genoemd. Ontwikkeld door een student in Engeland die op deze wijze zijn hele studie heeft gevolgd en gehaald. Deze techniek werd door zijn vrienden als heel effectief ervaren, zodat deze snel naar andere universiteiten werd doorgespeeld. Zet de wekker van je telefoon of pak een eierwekker en start.
- Ga tijdens de pauzes weg van de plek waar je aan het werken bent. Dus weg van de computer en het liefst even uit de ruimte.
- Ga je tanden poetsen of zet mooie muziek op en dans. Maak een wandeling, drink wat water of ga wat sporten. Verzet even je zinnen. Laat gewoon even alles los, zodat je daarna weer veel beter informatie kunt opnemen of weer ruimte ontstaat voor nieuwe creativiteit.
- Ga daarna weer terug naar je taak terug waar je mee bezig was.
Om je wat meer wegwijs te maken in de Pomodoro Techniek vind je hier nog even wat extra informatie waarom deze techniek zo goed werkt en hoe je deze kunt verfijnen.
Aandacht is een ontzettend belangrijk proces en een veelbesproken term in de neurologische psychologie. Het zorgt zowel voor focus als voor afleiding. Het is één van de belangrijkste cognitieve processen, want aandacht lijkt de begin stap voor alle andere cognitieve processen zoals geheugen en emotie.
Ons brein heeft tijd nodig om op te starten. Voor sommige taken wel tot 15 minuten. Bij iedere afleiding begint het opstartproces weer opnieuw. Het is mogelijk (onbewust)informatiestromen uitzetten. Dat vinden mensen soms moeilijk te geloven, maar is wel de kracht van de Pomodoro Techniek.
Laat de tijd voor je werken in plaats van tegen je. Bij de Pomodoro Techniek hoef je altijd je aandacht maar 25 minuten vast te houden. Daarna mag je 5 minuten lang je door alles laten afleiden. Je werkt met dermate korte ‘tijdsblokken’ dat je door het zetten van de eierwekker of timer (onbewust) veel beter concentreert om je doel te bereiken. Enerzijds, omdat je gemotiveerd bent je niet af te laten leiden en anderzijds, omdat je denkt; ‘wat is nu een half uurtje’. Juist het ervaren van tijd als ‘een opeenvolging van gebeurtenissen’ in plaats van ‘het hebben van een voorraad die op kan raken’ geeft minder stress. Met deze techniek werk je zowel op de informatie waar je je op wilt focussen als de informatie die je afleidt en filtert deze. Bij de Pomodoro Techniek gebruik jij altijd je informatieproces om je te focussen op één taak voor maar 25 minuten. Je gebruikt dezelfde filter die we ook inzetten, als we op een druk feest ons afsluiten van de rest als we ons best doen het verhaal van onze gesprekspartner te volgen. Hoewel beide informatiestromen toegankelijk zijn, kiest jouw brein welke informatie je wel wilt binnenkrijgen en welke niet. Ben je moe dan werkt je filter niet meer optimaal. Alle informatie stormt naar binnen en pak je niet meer op. Je wordt er alleen maar slaperig van. Snel gaan slapen dus om je weer op te laden voor de volgende dag! Daarbij in de gaten houdend dat je 8 uur slaap nodig hebt.
Hoe bereid je jezelf voor
Maak een maandplanning, welke je iedere zondag (of andere dag) bijstelt. Maak zondagochtend (of avond) een opzet voor de komende week in de vorm van zowel een week- als dagplanning. Zorg dat je de planning zo reëel mogelijk en strak maakt. Dus niet te lang voor iets, zodat je alle taken die je echt moet doen ook kunt doen. Bouw ook vrije tijd in de planning met een eindtijd tot maximaal 22:22 uur. Dan is het uiterlijk bedtijd.
Weet dat het in het begin even zoeken is en daarna vanzelf gaat. Onderscheid grote en kleine taken en schat de benodigde tijd ervan in. Splits grote taken op in blokken van 25 minuten en houd je eraan. Bundel kleine taken in blokken van 25 minuten.
Zorg dat je start met maakwerk. Als je veel maakwerk hebt, wissel dat af met nalezen van een toets in bed voor het slapen gaan. Bepaal welke taak het belangrijkst is en zet deze bovenaan je lijst. Schakel afleiding zoveel als mogelijk uit.
Ben je zover? Mooi, dan ga je nu van start
De techniek bestaat uit vijf stappen:
- Besluit welke taak je gaat doen
- Stel je timer in, focus en begin met je ‘eerste pomodoro’ van 25 minuten.
- Werk aan de gekozen taak tot de wekker gaat
- Is een taak klaar, streep ‘m af. Is een (grote) taak nog niet klaar, zet er een kruisje achter. Neem 3 tot 5 minuten pauze en doe iets (leuks) wat je brein niet belast.
- Doe dat 4x en neem hierna een pauze van 15-30 min.
Ga verder met de tweede pomodoro, dat kan het vervolg zijn van pomodoro één of een nieuwe taak. Is een taak klaar, streep ‘m af. Is een (grote) taak niet klaar, zet er een kruisje achter (tot hij is afgerond en doorgestreept kan worden) en daarna de derde.
Na vier pomodoro’s neem je 15 tot 30 minuten mentale pauze. Ruim je bureau op en leg alles klaar voor wat je hierna gaat doen. Maak je boterhammen of pak je tas al in voor de volgende dag of andere dingen die je op je lijstje hebt geplaatst of spontaan ontstaan. Ga even gewoon niets doen. Zorg voor een innerlijk rustmoment en let hierbij op je ademhaling.
Na de lange pauze besluit je of je verder gaat met je geplande pomodoro, of dat je de takenlijst dient bij te stellen. Denk hierbij aan het effectiever gebruik maken van je tijd. Ben je eerder klaar met een taak binnen het blok van 25 minuten, neem dan de gelegenheid om te reflecteren, te herhalen of stel bij waar nodig. Begin niet met een nieuwe activiteit.
Wat levert deze manier van werken op?
- Inzicht in de benodigde tijdsduur van je werkzaamheden
- Beter kunnen inschatten van benodigde tijd
- Beter vooruit kunnen plannen
- Meer concentratie door het minimaliseren van verstoringen (zowel interne als externe)
- Meer motivatie door het afzienbare tijdsbestek, waarbinnen je moet vlammen
- Minder uitstelgedrag
- Een frisse(re) blik door de regelmatige korte pauzes
- Tijdwinst door het combineren/clusteren van taken
- Meer kwaliteit/betere beklijving door reflecteren, herhalen en verbeteren
- Meer productiviteit door het werken met een maand, week en dagplanning
- Meer productiviteit door het afzweren van multi tasken (één pomodoro tegelijk)
- Het prettige gevoel van dingen gedaan krijgen en van je lijst te kunnen strepen.
- Minder stress ervaren doordat je het concept van tijd anders gaat ervaren.
- Je focus en concentratie vergroten door het aantal interrupties te verminderen.
- Bewuster worden van je keuzes en besluiten.
- Je motivatie vergroten en constant houden.
Hoe werk je aan de voorbereiding
- Maak een lijstje met wat je gaat doen vandaag.
- Maak een lijstje met wat je gaat doen ter ontspanning. Denk hierbij aan het spelen van spelletjes, stukje lopen, lunchen, 10x opdrukken, uit het raam staren, luidkeels meezingen met je favoriete nummer, zolang jij er ontspanning uit haalt is alles goed. Let wel: probeer dingen op je lijstje te zetten die je in 5 minuten kan doen.
- Neem een schrift en maak hier pagina’s in vrij, waarin je alles schrijft wat in je hoofd rondspookt; wat je nog moet doen. Al je activiteiten en taken.
- Neem andere pagina’s in het schrift en schrijf daarin op wat echt vandaag, deze week, deze maand gedaan oet worden. Dit is iets anders dan een gewone to do list.
- Daarna maak je voor jezelf de to doe lijst van alle taken die je de dag erop echt wilt afmaken. Deze mag je in de ochtend altijd even bijstellen als er een andere klus is tussen gekomen, zodat het ook een werkbaar geheel blijft. Per taak schat je het aantal pomodoro’s in en vervolgens zet je de timer en houd je bij hoeveel pomodoro’s je nodig hebt gehad. Aan de onderkant van de pagina houd je bij welke onderbrekingen cq. afleidingen er waren tijdens je pomodoro en als je taak klaar is tel je het aantal pomodoro’s dat je nodig hebt gehad en kijk je naar het verschil. Hierdoor leer je beter schatten en jezelf beter kennen op het gebied van afleidingen en interrupties.
Succes!
Herken je jezelf en wil je hiermee aan de slag?
Vul je e-mailadres óf telefoonnummer in. Ik contacteer je dan op die manier.